Trasladar un almacén regulador

Trasladar un almacén regulador es un tema crítico ya que no debe penalizar el nivel de servicio al cliente.

 Si dispone de suficiente tiempo antes del traslado, es una buena ocasión para reducir las existencias obsoletas (ver ficha técnica free-logistics.com © “Gestión de las existencias obsoletas”).

Dimensione el futuro almacén regulador

Estanterías, muebles logísticos y zonas: ver la ficha técnica Free-Logistics.com “Dimensionar un almacén”

Dibuje el mapa del almacén regulador y prevé las calles de circulación internas y externas.

Evalúe el tiempo necesario para las operaciones de transportes

Antes de todo evalúa cuál es el tiempo necesario para la realización del traslado equilibrando dificultades y plazo cortó:

• calcule las dimensiones del flujo que debe trasladarse: convierta el numero de unidades logísticas (palets…) en número de unidades camiones
• defina las capacidades y las dificultades de recepción (en el nuevo almacén regulador) y de expedición (en el almacén regulador corriente), o sea por ejemplo el número de muelles, de accesos, a fin de determinar el número máximo de camiones que se puede cargar – descargar simultáneamente/hora
• determine el tiempo de trabajo diario del transporte
• evalúe el tiempo estándar de carga y descarga
• mida el plazo de transporte entre los 2 sitios
• establezca el plazo de realización de una rotación de camión
• calcule el numero de viajes / camión / día
• aplíquelo al numero máximo de camiones/hora determinado anteriormente para obtener el número de camiones requeridos en el circuito
• divida el número de viajes requeridos por la capacidad máxima diaria en recepción para calcular el número de días requeridos para el transporte

• Ejemplo: 

Defina la estrategia de traslado

Optarán por una o otra estrategia según el plazo necesario para el transporte evaluado anteriormente, la rotación de las existencias y el nivel de riesgo de la operación:

• plazo corto: concentre el traslado en pocos días (idealmente durante los días de cierre habituales del almacén regulador) cuando 100% de los SKUs activos está disponible en el nuevo almacén regulador, empieza la distribución desde el nuevo sitio

• plazo largo (el servicio del almacén regulador a los clientes debe ser mantenido durante el traslado):
• productos de alta rotación: mantenga una cobertura de existencias correspondiente al plazo del traslado en el antiguo almacén regulador mientras que transfiere el excedente en el nuevo almacén regulador
• productos de baja rotación: transfiera directamente la totalidad de las existencias

Planee entregas directas desde proveedores en el nuevo almacén regulador para completar la constitución del stock.

Cuando un 100% de los SKUs activos están disponibles en el nuevo almacén regulador, empieza la distribución desde el nuevo sitio.

Luego traslada las existencias residuales.

• riesgo elevado en el nivel de servicio (el servicio del almacén regulador a los clientes debe ser mantenido durante el traslado):

Compartir las existencias entre los dos sitios para poder empezar la distribución desde el nuevo almacén regulador y volver en el antiguo en caso de disfunción.

Cuando un 100% de los SKUs activos están disponibles en el nuevo almacén regulador, empieza la distribución desde el nuevo sitio.

Luego traslada las existencias residuales.

Construya el planning del traslado y arranca el proyecto

Dimensione de los recursos requeridos

• Transporte

Prorrogue a “para evaluar el tiempo en que tendrán necesidad para operaciones de transportes”

• Equipos

Con los datos anteriores puede dimensionar los equipos de expedición y recepción aplicando sus propios ratios de productividad.

Para dimensionar de los equipos de preparación y ubicación deberá considerar el número de líneas productos que se transferirán y aplicarlos su ratio de productividad.

Si las unidades logísticas son heterogéneas, es importante calcular las dimensiones teniendo en cuenta ratios diferenciados de productividad.

• Carretillas

Una vez calculados las dimensiones de los equipos, los sectores del almacén regulador y que las estanterías están especificadas, puede calcular las dimensiones de las carretillas necesarias (teniendo en cuenta las especificidades de cada zona de trabajo).

Garantice la disponibilidad de las infraestructuras y de los recursos

Garantice que las fechas de disponibilidad de los puntos siguientes están en línea con el planning:

• edificio (conformidad, jurídica y seguro, seguridad, radiofrecuencia, muelles, accesos, alarma, oficina, temperatura dirigida, instalaciones sanitarias, vestuarios…)
• energía (electricidad, local de carga de las carretillas o deposito de gasóleo)
• medios de comunicación (ordenador, línea informática, teléfono, fax…)
• estanterías y muebles de almacenamiento ubicados,
• zonas logísticas y calles de circulación pintadas
• carretillas
• camiones
• palets, embalajes…

Disponibilidad de equipo

Los horarios de trabajo se determinaron durante la fase de dimensión.

Antes del traslado asegurase de la disponibilidad y la productividad de los equipos :

• disponibilidad de las personas
• formación (carretillas, sectores del almacén regulador, fases del traslado, proceso…)
• seguridad (zapatos de seguridad y otros equipamientos obligatorios)

Preparación de las unidades logísticas, programación y ubicación

• Preparación de las unidades logísticas

• Ubicación

Elabore el nuevo plan de ubicación del almacén regulador.

Destine cada SKU a su futura ubicación de almacenamiento, tomando en consideración sus características físicas. Integre la base de datos en el sistema informático.

• Planificación de los suministros y control de las existencias

Si necesario y de acuerdo con los clientes, realiza entregas por anticipado antes del comienzo del traslado. Es importante controlar esta etapa de manera a no poner el almacén regulador en situación de ruptura.

En el caso de no poder visualizar correctamente las existencias en el sistema de planificación de los suministros durante el traslado, es prudente prohibir el acceso a esta parte.

En este caso, es necesario anticipar la planificación de suministro y orientar las órdenes previstas sobre un lugar u otro según las necesidades.

Para garantizar la integridad de los datos de inventario durante el traslado, es aconsejable registrar la totalidad de las cadenas de los movimientos informáticos (preparación, expedición, recepción, ubicación). A todo momento debe poder saber qué cantidad de un SKU está presente en los dos lugares.

• Programación y planificación de las preparaciones

Defina qué cantidad de cada SKU hay que trasladar durante cada fase y programa las líneas de preparación.

Elabore el proceso para poder identificar en cada unidad logística preparada su dirección de destino en el nuevo almacén regulador.

Comunique y controla

Siga el proyecto, la planificación y el presupuesto.

Comunique

• A los proveedores y a los transportistas para informarlos de las condiciones de entrega durante el traslado
• A los clientes y a los transportistas para informarlos del cambio y del tratamiento de las órdenes durante la fase de traslado
• Al Departamento Financiero y al Control de Gestión para informarlos de los movimientos de existencias futuros
• Al Departamento Informático para crear el nuevo almacén regulador, probar (la radiofrecuencia, la red…) y poder integrar los datos del nuevo almacén regulador