Déménager un entrepôt

Déménager un entrepôt est un sujet critique car il ne doit pas affecter le niveau de service au client. 

Si vous disposez d’un préavis suffisant avant l’échéance du déménagement, cela peut être l’occasion de mener une opération de réduction des stocks obsolètes (voir la fiche technique free-logistics.com © « Gestion des stocks obsolescents »)  

Dimensionnez le futur entrepôt

Racks, mobilier logistique et zones : voir la fiche technique Free-Logistics.com « Dimensionner un entrepôt »

 Dessinez la carte de l’entrepôt et prévoyez les allées de circulation internes et externes.

Spécifiez les étagères et matériel de stockage requis (armoires de stockage matières dangereuses, casiers de stockage petites pièces, stockage dynamiques…).  

Évaluez le temps dont vous aurez besoin pour des opérations de transport 

Avant tout évaluez quel est le temps nécessaire à la réalisation du déménagement en équilibrant contraintes et délai le plus court :

• dimensionnez le flux à deménager : convertissez le nombre d’unités logistiques (palettes…) en nombre d’unités camions
• identifiez les capacités et les contraintes de réception (dans le nouvel entrepôt) et d’expédition (dans l'entrepôt courant), soit par exemple le nombre de quais, d’accès, afin de déterminer le nombre maximum de camions pouvant être simultanément chargés – déchargés / heure
• déterminez le temps de travail quotidien sur le transport
• évaluez le temps standard de chargement et de déchargement
• mesurez le délai de transport entre les 2 sites
• établissez le délai de réalisation d'une rotation de camion
• calculez le nombre de voyages / camion / jour
• appliquez- le au nombre maximum de camions / heure déterminé précédemment pour obtenir le nombre de camions requis dans la boucle
• divisez le nombre de voyages requis par la capacité maximum quotidienne en réception pour calculer le nombre de jours requis pour le transport

• Exemple : 

*minimum entre la capacité de réception et d’expédition

Définissez la stratégie de déménagement

Vous opterez pour l’une ou l’autre stratégie selon le temps nécessaire au transport évalué précédemment, la rotation du stock et le niveau de risque de l’opération :

• temps court : concentrez le déménagement sur peu de jours (idéalement sur les jours de fermeture habituels de l’entrepôt) quand 100% des SKUs actives est disponible dans le nouvel entrepôt, alors démarrez la distribution depuis le nouveau site

• temps long (le service de l'entrepôt aux clients doit être maintenu durant le déménagement) :
• produits à forte rotation : maintenez une couverture de stock correspondante au délai du déménagement dans l’ancien entrepôt tandis que vous transférez le surplus dans le nouvel entrepôt.
• produits à faible rotation : transférez directement l’intégralité du stock

Planifiez des livraisons directes de fournisseurs sur le nouvel entrepôt pour compléter la mise en stock.

Quand 100% des SKUs actifs sont disponibles dans le nouvel entrepôt, alors démarrez la distribution depuis le nouveau site.

Puis déménagez les stocks résiduels.

• risque élevé sur le niveau de service (le service de l'entrepôt aux clients doit être maintenu durant le déménagement) : partager le stock sur les deux sites pour pouvoir démarrer le nouvel entrepôt et reprendre la distribution depuis l’ancien en cas de dysfonctionnement.

Quand 100% des SKUs actifs sont disponibles dans le nouvel entrepôt, alors démarrez la distribution depuis le nouveau site.

Puis déménagez les stocks résiduels.

Construisez le planning du déménagement et lancez le projet  Dimensionnez les ressources requises

• Transport

• Equipes

• Chariots élévateurs

Une fois que vous avez dimensionné les équipes, les secteurs de l'entrepôt et que les étagères sont spécifiées, vous pouvez dimensionner les chariots élévateurs nécessaires (en prenant en compte les spécificités de chaque zone de travail).

• bâtiment (conformité, juridique et assurance, sécurité, radiofréquence, quais, accès, alarme, bureau, température dirigée, sanitaires, vestiaires…)
• énergie (électricité, local de charge des chariots élévateurs ou dépôt de gas-oil)
• moyens de communication (ordinateur, ligne informatique, téléphone, fax…)
• étagères et mobiliers de stockage adressés,
• zones logistiques et allées de circulation peintes
• chariots élévateurs
• camions
• palettes, emballages…

Disponibilité de l'équipe

Les horaires de travail ont été déterminés durant la phase de dimensionnement. Avant le déménagement assurez-vous de la disponibilité et la productivité des équipes :

• disponibilité des personnes
• formation (chariots élévateurs, secteurs d'entrepôt, phases du déménagement, process de travail…)
• sécurité (chaussures de sécurité et autres équipements obligatoires)

Préparation des unités logistiques, programmation et adressage 

• Préparation des unités logistiques

• Adressage

• Planification des approvisionnements et contrôle du stock

Si besoin et en accord avec les clients, réalisez des livraisons par anticipation avant le démarrage du déménagement. Il est important contrôler cette étape de sorte à ne pas mettre l'entrepôt en rupture. 

Si aucune solution n’existe pour visualiser correctement le stock durant le déménagement dans l’application informatique supportant les approvisionnements, il est prudent d'en interdire l'accès jusqu’à la fin du projet. Il est dans ce cas nécessaire d’anticiper la planification d'approvisionnement et de router les ordres prévus sur un site ou l’autre selon les besoins. 

Pour assurer l'intégrité des données d'inventaire pendant le déménagement, il est recommandable d'enregistrer la totalité de la chaînes des mouvements informatiques (préparation, expédition, réception, mise en stock). À tout moment vous devez pouvoir savoir quelle quantité d'une SKU est présente dans les deux sites. 

• Programmation et ordonnancement des préparations

Définissez quelle quantité de chaque SKU vous déménagerez au cours de chaque phase du déménagement et programmez les lignes de préparation.

Elaborez le processus de sorte à pouvoir identifier sur chaque unité logistique préparée son adresse de destination dans l'entrepôt futur.

Communiquez et pilotez

Communiquez 

• Aux fournisseurs et aux compagnies de transport pour les informer des conditions de livraison pendant le déménagement
• Aux clients et aux compagnies de transport pour les informer du changement et du traitement des ordres durant la phase de déménagement
• Au département financier et au contrôle de gestion pour les informer des mouvements de stock à venir
• Au département informatique pour créer le nouvel entrepôt, tester (la radiofréquence, le réseau…) et pouvoir intégrer les données du nouvel entrepôt