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Externalizar una parte de la logística de una empresa es un tema crítico que requiere al Responsable de Logística una importante dedicación en los meses de preparación y los primeros meses consecutivos al arranque. Efectivamente, durante un tal proyecto, la empresa deseando externalizar esta frente a profesionales de la logística (operadores de almacenamiento, de transporte…) que aportaran un profesionalismo indudable a la condición de entender perfectamente su problemática y sus objetivos para proponer la oferta de servicio adecuada: realista y perenne. En resumen, antes de empezar un tramite de externalización, la empresa debe profundizar su propio conocimiento de las operaciones logística objeto de la consulta. Para llevar a bien una externalisación logística, os proponemos un plan en 6 etapas y consejos prácticos básicos pero demasiado olvidados en estos tipos de proyectos. 1) Construir el proyecto de externalización 1.1.) Nombrar los miembros del comité de proyecto de externalización Considerando el carácter estratégico y crítico de un tal proyecto, el Responsable de Logística podrá incluir en el comité de proyecto: 1.2) Definir el perímetro de la externalización Antes de actuar el Responsable de la Logística debe identificar con precisión: el perímetro en términos de productos, los requisitos legales y de seguridad asociados el nivel de identificación de los productos (etiquetado, identificación productos y documentos…) las características físicas de las unidades logísticas por referencia (dimensiones, peso, apilable…) la rotación por referencia
el perímetro en términos de flujos : desde los proveedores, hasta los clientes, manipulaciones, logística inversa … el perímetro en términos de procesos logísticos (ejecución, planificación…) y/o administrativos (aprovisionamiento, atención al cliente interno o externo, facturación…) el factor humano (recursos claves, riesgos y costes …) los requisitos en términos de trazabilidad del flujo las reglas de gestión del stock el seguro de la mercancía los requisitos de higiene, seguridad y calidad
El Responsable de la Logística identificara los impactos del plan de crecimiento de su empresa en la operativa que desea subcontratar: crecimiento de la propia actividad, desarrollo de nuevos servicios al cliente, extensión geográfica, modificación del sourcing…
Identificara la localización, la superficie óptima y la fecha de arranque prevista de la futura base logística. Listara también el material o las instalaciones existentes que quiere transferir al 3PL (nave, estanterías, carretillas, pistolas Rf…). 1.3) Identificar la organización de la interfaz humana e informática con un 3PL El Responsable de la Logística definirá la organización humana que quedara después de la externalisación y la interfaz necesaria a la ejecución, el control de las operaciones subcontratadas y la animación del operador. Tendrá que definir la interfaz humana: quien gestionara las diferencias de recepción, las roturas de productos, los ajustes de stock, la devolución de un cliente… quien controlara sobre todo al principio la calidad de las operaciones… quien controlara el nivel de productividad y de coste del operador …
Tendrá que prever los intercambios de información necesarios a la planificación y la ejecución de las operaciones por parte del 3PL. De ese primer estudio saldrá una definición funcional de las interfaces informáticas a prever entre los sistemas de su empresa y los del 3PL (SGA - WMS). 1.4) Construir el documento de consulta El Responsable de Logística estructurara los datos colectados en la fase precedente en un documento de consulta y colectara las bases de datos de descripción de su actividad. Si dispone de adelanto en su proyecto y de las bases de datos necesarias podrá aprovechar de esa consulta para pedir a los 3PLs un cálculo de posicionamiento y de superficie necesarias. Es además un buen medio de comprobar el profesionalismo de los equipos métodos logísticos del 3PL. 1.5) Elegir los 3PLs a consultar Todos los 3PLs no son iguales frente a las especificidades de las cadenas logísticas. Cada uno tiene una especialización sectorial o de proceso. Para constituir su panel de 3PLs, el Responsable de Logística tendrá que : estudiar el sector de los 3PL y identificar a través de las informaciones publicas : la perennidad financiera del 3PL las referencias clientes que ya tiene en el sector (industria / distribución, familias de productos, heterogeneidad de producto, especialidades en procesos…)
organizar reuniones de presentación comercial con los preseleccionados visitar si posible actividades que llevan para otros clientes o conocer la opinión de los clientes en la calidad de la prestación realizada (prensa especializada, Internet, relaciones profesionales…)
2) Lanzar la consulta Al momento de comunicar a los 3PLs los elementos de consulta se precisara : el planning (short list, decisión final, arranque de la operativa), las fechas de reuniones previstas con cada uno de los 3PLs y el comité de proyecto, la señas de la persona de contacto que contestara a las preguntas de los 3PLs durante la fase de estudio, en la actividad provisional de que año se tendrá que realizar la evaluación de costes
Se insistirá en el formato de la respuesta: clave del ahorro de tiempo en las fases siguientes. El contenido de las reuniones será: 3) Analizar los resultados de la consulta Para poder comparar de manera neutra los resultados de la consulta se habrá elaborado un matriz de comparación de los criterios cualitativos, de productividad, de tarifas por unidad de trabajo y del presupuesto global. 4) Constituir una short list - Elegir el 3PL Los 3PLs que quedaran en la short-list serán elegidos a través de 3 criterios : Durante la fase consecutiva a la constitución de la short-list, el Responsable de Logística se dedicara al estudio detallado de la propuesta con los 3PLs. Es el momento de la negociación a través de procesos de iteración entre cada 3PL. Al final de esta fase, estará capaz de entender el método de elaboración de tarifa de los 3 PLs y las razones de las diferencias de cada propuesta económica. Se presentara al comité de proyecto una tabla de comparación de las ofertas para elección del 3PL. 5) Poner en marcha la externalización Poner en marcha la externalización significa preparar el cambio a través de 2 sub. proyectos : 5.1.) Proyecto de puesta en marcha con el 3PL Organización elaborar las mapas de procesos desarrollar las interfaces entre los sistemas informáticos definir las pantallas de visualización deseadas (consulta del stock, de las recepciones, visualización de los plannings de recepción y de expedición …) definir los procesos de back-up integrar los maestros de datos probar informar los equipos, los otros 3PLs
KPI
La elaboración de aquello puede necesitar tiempo. En este caso se suele firmar una carta de intención. 5.2.) Proyecto de puesta en marcha interno Organización RRHH Cambiar los procesos Acompañar el cambio
Operación planificar el traslado del stock, del material cancelar los contratos referente al material o las instalaciones que no se mantendrán Comunicar a los proveedores, otros 3PLs, clientes…
6) Arrancar y seguir Después del arranque, se controlara a través de reuniones mensuales con el operador logístico : Se decidirá la aplicación de bonus / malus Se decidirá los cambios a realizar: en los procesos de trabajo en los intercambios de información en la organización de los equipos…
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