Freight Payment

Le freight payment désigne les processus suivants :

• négociation de la prestation de transport et de logistique,

• contractualisation avec le prestataire,

• rapprochement et validation des factures de prestations,

• déclenchement des paiements,

• contrôle du processus.

Le freight payment peut être généralement décomposé en 8 étapes :

1. Achat : sélection des prestataires sur des critères de qualité, de prestation, de facturation, en s'appuyant sur l'analyse des réalisations et des paiements
2. Contractualisation : en s'assurant d'éliminer les termes et conditions qui impliqueraient plus de responsabilité du chargeur ou exposeraient à de mauvaises interprétations
3. Engagement : en révisant chaque BL ou document administratif pour limiter la responsabilité du chargeur
4. Planification des routes : planification et dimensionnement des routes pour que ce qui est réalisé corresponde à ce qui est négocié
5. Pré audit : pré facturer ou contrôler les factures de transport pour approuver le paiement avec des procédures internes de contrôle spécifiques au fret
6. Paiement des factures de transport : au bon moment et de manière sécurisée
7. Post audit : réconciliation des factures et des réalisations et éventuellement récupération des trop payés
8. Reporting : Mise en place du tableau de bord de l'activité

Les données à prendre en compte dans un système de freight payment sont donc :

• les factures et avoirs

• les législations (nationales et internationales)

• les déclarations ou constats de litiges, avaries, pertes, retards

• Les Ordres de Transport

• Les preuves de livraison

• les tarifs, taux de transport

• les contrats, lettre d'intention

• les offres contractuelles, conditions générales de vente

Aujourd'hui des prestataires de services de freight paiement ont la capacité de fournir un ou plusieurs services de la liste ci-dessus. Ils travaillent avec les transmissions de factures depuis les prestataires de transport, via EDI ou papier.

Ils peuvent aller jusqu'à l'audit du respect des délais de livraison contractuels et obtenir le paiement de compensations en cas de non respect de ceux-ci.

L'externalisation de ces opérations permet généralement d'obtenir :

• plus de fiabilité dans le traitement des factures de transport. Ceci grâce à la réalisation des audits sur les taux de fret, les remises, les charges exceptionnelles, les duplications de factures....

• moins de frais de traitement des factures (productivité plus élevé chez le prestataires de freight payment notamment grâce à un système d'information spécialisé),

• plus de visibilité sur les coûts de transport, au travers du reporting.