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Introduction Le protocole logistique est un complément du contrat commercial établi entre un fournisseur et un client. Il définit les règles, d'un point de vue logistique, devant être respectées afin d'assurer le bon déroulement des différents processus (en terme de qualité, coût et délai). Le responsable logistique trouvera dans ce document une trame pour l'élaboration d'un protocole logistique. Elle devra être adaptée en fonction de la situation de chaque entreprise (INCOTERM d'achat, caractéristiques des activités d'entreposage, organisation des approvisionnements, qualité...). Cet exemple est orienté “activités de distribution” et permet : - l'établissement du cahier des charges du client
- l'obtention de l'engagement de respect par le fournisseur
---> Bibliographie recommandée pour le protocole logistique client fournisseur 1) Objectif de l'entreprise (Dénomination de l'entreprise) souhaite établir un processus d'amélioration continue de ses flux logistiques et de leur fiabilité au travers d'une collaboration étroite avec ses fournisseurs. Le protocole logistique est un élément de collaboration entre les parties permettant l'amélioration continue des flux physiques et d'information, ainsi que le respect des engagements de délai et quantité, afin d'offrir le meilleur service au client. Si le fournisseur fait usage de services extérieurs, il s'engage à informer ses sous-traitants des conditions définies ci-après et de leur applicabilité. Le cas échéant, (Dénomination de l'entreprise) souhaite connaître le prestataire choisi par le fournisseur pour la réalisation de ses opérations logistiques.
2) Commandes 2.1 Émission et confirmation de commandes Les commandes sont émises exclusivement par (Dénomination de l'entreprise). Les commandes se transmettent au fournisseur via (fax, EDI, webEDI,…). La réception des commandes doit être confirmée dans un délai de jours/heures ouvré(e)s. 2.2 Respect des délais de livraison Le fournisseur s'engage à respecter les délais d'approvisionnement définis ainsi qu'à anticiper les éventuelles situations de ruptures et en informer (Dénomination de l'entreprise). Le fournisseur pourra se mettre en contact avec (Identifier les fonctions habilitées à la gestion de l'information) pour s'informer des possibilités de modification de la date de livraison prévue. Toute commande doit être livrée à la date de livraison confirmée le fournisseur. Le fournisseur doit informer (Identifier les fonctions habilitées à la gestion de l'information) de tout risque de retard ou de non respect de la quantité commandée. Évaluation Tout retard de livraison peut faire l'objet de pénalités. Le respect des délais de livraison est évalué par le (Préciser l'indicateur). Ce taux en doit pas excéder . (Détailler le mode de calcul en annexe) 2.3 Respect du contenu de la commande Toute commande doit être livrée complète. Le non respect de la quantité commandée occasionne une série de coûts logistiques et administratifs supplémentaires, ruptures de stock, ventes perdues et perte de crédibilité auprès des clients. Le fournisseur s'engage, en cas d'impossibilité à satisfaire le besoin, à communiquer l'information immédiatement à (Identifier les fonctions habilitées à la gestion de l'information). Et ce, afin de définir un éventuel échéancier de livraisons et le plan d'action associé. Évaluation Le respect des commandes se mesure par (Préciser l'indicateur) qui en doit jamais être inférieur à . (Détailler le mode de calcul en annexe) 2.4 Qualité de l'information Une fois la commande acceptée, le fournisseur s'engage à livrer dans des conditions de qualité, quantité et délai conformes et se doit de mettre en œuvre les moyens nécessaires au respect de ses obligations et assurer le contrôle de l'information liée à la livraison de la commande. L'information transmise à (Identifier les fonctions habilitées à la gestion de l'information) doit être claire, régulière, fiable et anticiper les possibles situations de rupture. Le contrôle sur le flux d'information constitue pour (Dénomination de l'entreprise) un critère essentiel pour l'évaluation de la performance de ses fournisseurs. Chaque début d'année le fournisseur s'engage à communiquer à (Dénomination de l'entreprise) le calendrier annuel de fermeture de son activité de livraison. Toute modification de ce calendrier devra être communiquée à (Dénomination de l'entreprise), au minimum mois avant application de la modification. (Identifier les points de destination de la marchandise), sont opérationnels tous les jours ouvrés de l'année. Ainsi le fournisseur doit prendre les dispositions nécessaires pour assurer un flux régulier de livraison de la marchandise, dans le respect des dates de livraisons confirmées sur les commandes. En cas de fermeture de l'activité réception de certains (Identifier les points de destination de la marchandise) pour raison d'inventaire, l'information sera notifiée avec un préavis de mois par (Identifier les fonctions habilitées à la gestion de l'information). En cas de force majeure, le fournisseur s'engage a communiquer immédiatement à (Identifier les fonctions habilitées à la gestion de l'information), un point sur les conséquences immédiates et à long terme sur l'activité de livraison des commandes. Le fournisseur devra proposer à l'entreprise un plan alternatif incluant une nouvelle source d'approvisionnements. Ce plan sera validé par (Identifier les fonctions habilitées à la gestion de l'information) avant tout mis en œuvre.
3) Livraison de marchandise La livraison de marchandise doit respecter le planning de déchargement du point de destination et/ou le processus de rendez-vous de livraison. 3.1 Garantie du transporteur sélectionné L'état des véhicules doit être conforme à la règlementation en vigueur. Ils doivent être en bon état de marche, de présentation, de maintenance et de propreté. Le fournisseur s'assure, au moment du chargement, du placement et arrimage correct de la marchandise dans les véhicules. (Dénomination de l'entreprise) s'autorise le droit à refuser la collaboration avec un transporteur. 3.2 Protocole de sécurité Tout chauffeur entrant sur le site de (Dénomination de l'entreprise) doit en respecter les consignes de sécurité. Les consignes de sécurité sont disponibles en consultation à . Le fournisseur doit transmettre à son transporteur ces consignes de sécurité (en annexe). 3.3 Avances - Retards En cas de présentation du transporteur en avance sur le rendez vous, si la charge de travail et l'état des approvisionnements le permet, (Identifier les fonctions habilitées à la gestion de l'information) pourra autoriser le déchargement de la marchandise. Les retards de livraison, n'ayant pas été notifiés auparavant par le fournisseur ou son transporteur à (Identifier les fonctions habilitées à la gestion de l'information), feront l'objet de pénalités. 3.4 Déchargement Le transporteur met la marchandise à disposition et assiste au déchargement. Un premier contrôle visuel est réalisé en zone de déchargement. Si la marchandise présente des détériorations, comme par exemple : taches, emballage abimé, humidité, (Identifier les fonctions habilitées à la gestion de l'information) pourra refuser le déchargement du camion dans sa totalité. Une première réception quantitative permet le contrôle du nombre de colis et palettes. Si ce nombre n'est pas conforme à la documentation de transport et BL, ou s'il existe des marchandises non commandées dans la livraison, celle-ci pourra être également refusée dans sa totalité. Si le chargement n'est pas conforme au règles de sécurité élémentaires (stabilité des palettes... ) et qu'il peut exister un risque au déchargement, la marchandise sera refusée dans sa totalité. Bibliographie recommandée
3.5 Bon de Livraison Toute marchandise livrée doit être accompagnée de son BL (Bon de Livraison). Tout Bon de Livraison doit être associé à un numéro de commande. Le Bon de Livraison doit obligatoirement contenir l'information suivante : - Le numéro de commande de (Nom de l'entreprise)
- Le magasin de destination
- Les coordonnées du fournisseur
- Chaque ligne doit préciser:
- Le code EAN de l'article
- La description article claire
- La référence interne de correspondant à l'article
- La quantité commandée
- La quantité livrée
- Le nombre total de conditionnements livrés
- Le nombre total de palettes livrées
3.6 Étiquetage L'étiquetage de chaque unité logistique doit en décrire le contenu. L'étiquette est apposée sur la partie visible de la palette, et pour les colis sur la face visible depuis l'extérieur. Les informations suivantes sont précisées sur chaque palette: - L'adresse du magasin de destination
- Le numéro de la palette sur le nombre total de palettes de la livraison.
- Pour chaque article:
- Numéro de commande
- Codes et EAN
- Description de l'article
- Quantité
Sur chaque colis, l'étiquetage précise les informations ci-après: - L'adresse du magasin de destination
- Le numéro du colis sur le nombre total de colis de la livraison
- Pour chaque article:
- Numéro de commande
- Codes et EAN
- Description de l'article
- Quantité
(Annexer les modèles d'étiquetage).
4) Facturation 4.1 Règles de facturation Les factures se transmettent via (support papier par voie postale, EDI, webEDI….). Les unités de conditionnement utilisées sur la facture doivent être identiques aux unités utilisées sur le BL (Bon de Livraison) et la commande. (Dénomination de l'entreprise) réalisera ses paiement conformément aux délais négociés. Les délais de paiement négociés commencent à partir de la date de la facture (qui ne sera en aucun cas antérieure à celle de la livraison de la commande). 4.2 Contenu de la facture La facture doit contenir l'information suivante: - En tête normalisé (Raison sociale, Cif, etc.)
- L'adresse de facturation
- La date d'établissement de la facture
- Le numéro de commande
- Le numéro du BL (Bon de Livraison) associé
- Les conditions de paiement
NB : Les conditions de paiement de (Dénomination de l'entreprise) sont . - Les codes articles
- La description article
- Les quantités par article exprimées en unité de commande
- Les quantités par article exprimées en unité de facturation (le cas échéant)
- Le prix unitaire article (dans la devise accordée contractuellement)
- Le montant total par ligne de commande (dans la devise accordée contractuellement)
- Les rabais, remises ou ristournes
Toute facture ne contenant pas les données requises ou ne respectant pas les quantités ou prix accordés sera retournée au fournisseur. Une facture ne peut faire référence à des commandes provenant de magasins différents de l'entreprise (Dénomination de l'entreprise). (Annexer un modèle de facture) Évaluation La qualité des factures du fournisseur est évaluée par le (Identifier l'indicateur). Ce taux en doit pas excéder %. (Détailler le mode de calcul en annexe)
5) Litiges de livraison 5.1 Gestion Le fournisseur indiquera à (Identifier les fonctions habilitées à la gestion de l'information) le nom et coordonnées de la personne en charge de la gestion des litiges de livraison. Les informations relatives aux litiges de livraison, seront communiquées au fournisseur via fax, EDI, webEDI…. En cas de litiges quantitatifs ou de constat de casse apparents à la réception, il sera indiqué sur le Bon de Transport et sur le Bon de Livraison du fournisseur la date et le constat d'écart. Le cas échéant cette déclaration sera suivie d'une demande de retour émise par (Identifier les fonctions habilitées à la gestion de l'information) dans un délai de jours ouvrés maximum. Le fournisseur s'engage a traiter les déclarations de litiges dans un délai de jours ouvrés à partir de leur date de réception. 5.2 Marchandise manquante Motif: - Palette manquante.
- Marchandise manquante dans un emballage ouvert.
En cas de marchandise manquante le fournisseur doit procéder à la livraison de celle-ci dans un délai négocié avec (Identifier les fonctions habilitées à la gestion de l'information). 5.3 Documents inexacts Motif: - Bon de Livraison incomplet.
- Absence de Bon de Livraison.
L'incident sera enregistré et fera l'objet de pénalités. 5.4 Non respect de délai Motif: - Avance / Retard de livraison par rapport à la date de livraison confirmée.
L'incident sera enregistré et fera l'objet de pénalités. 5.5 Non respect des procédures Motif: Absence d'accusé de réception de la commande - Retard dans l'émission de l'accusé de réception de la commande
- Fractionnement des livraisons.
Le non respect de ces procédures, nécessaires au bon fonctionnement de la logistique, est enregistré comme incident fournisseur. L'incident sera enregistré et fera l'objet de pénalités. 5.6 Retours Motif: - Marchandise cassée, détériorée (identification a la réception)
- Marchandises excédentaires, non conformes, non commandée…. (identification a la réception)
En cas de retours fournisseur, les délais correspondants sont définis avec (Identifier les fonctions habilitées à la gestion de l'information). La récupération de la marchandise dans les locaux de (Dénomination de l'entreprise) est de la responsabilité du fournisseur et a lieu dans un délai maximum de jours. L'avoir correspondant au retour fournisseur, présentera le numéro de retour fourni par (Identifier les fonctions habilitées à la gestion de l'information). Un même document d'avoir ne peut concerner plusieurs retours fournisseur.
ANNEXES - Liste des interlocuteurs de (Nom de l'entreprise)
- Horaires de réception des points de livraison
- Normes générales de sécurité
- Modèles de documents (commande, accusé de réception, BL, facture...) et / ou le cas échéant référence aux descriptions de messages EDI
- Indicateurs d'évaluation de la performance des fournisseurs
- Étiquetage
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