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Externaliser une partie de la logistique d’une entreprise est un sujet critique qui requiert une implication importante du Directeur Logistique durant les mois de préparation et les premiers mois d’activité. Effectivement, durant un tel projet, l’entreprise souhaitant externaliser est face à des professionnels de la logistique (opérateurs d’entreposage et logistique, prestataires de transport…) pouvant apporter une réponse professionnelle et adaptée (réaliste et pérenne) dès le moment où la problématique leur est décrite clairement et documentée. En résumé, avant de se lancer dans un projet d’externalisation, votre entreprise doit approfondir ses connaissances sur la logistique qu’elle souhaite externaliser. Pour réussir votre externalisation logistique, nous vous proposons un plan en 6 étapes et des conseils basiques mais trop souvent oubliés dans ces projets. ---> Bibliographie recommandée pour externaliser son entrepôt 1) Construire le projet d’ externalisation 1.1.) Nommer les membres du comité de projet Si l’on considère le caractère stratégique et critique du projet, le responsable logistique pourra inclure dans le comité de projet : 1.2) Définir le périmètre de l’externalisation Avant toute chose, le Responsable Logistique doit identifier avec précision : . les obligations légales et de sécurité associées . le degrés d’identification des produits (étiquette, identification, documents…) . les caractéristiques physiques des unités logistiques (dimensions, poids gerbabilité…) . les caractéristiques de rotations des stocks de produits le périmètre en terme de flux : depuis les fournisseurs, vers les clients, manutentions, logistique inverse … le périmètre en terme de processus logistiques (exécution, planification….) et / ou administratifs (approvisionnement, attention au client interne ou externe, facturation…) le facteur humain (ressources clés, risques et coûts …) les niveaux de traçabilité requis les règles de gestion du stock l’assurance des produits les cahiers des charges hygiène sécurité et qualité
Le Responsable Logistique identifiera les impacts du plan de croissance de son entreprise sur l’activité logistique externalisée : Il identifiera la localisation, la surface optimale et la date de démarrage prévue de la future base logistique. Il identifiera également le matériel et les installations existantes qu’il souhaitera transférer au 3PL (surfaces, racks, système d’information, chariots élévateurs, pistolets Radio Fréquence…). 1.3) Identifier l’organisation de l’interface humaine et informatique avec le 3PL Le Responsable Logistique définira l’organisation humaine à mettre en place ainsi que l’interface nécessaire a l’exécution, le contrôle des opérations sous traitées et l’animation du 3PL. Il définira : Qui gèrera les différences de réception, les ruptures de produits, les ajustements de stock, les retours clients…. Qui contrôlera surtout au démarrage la qualité des opérations … Qui contrôlera le niveau de productivité et de coût de l’opérateur…
Il devra prévoir les échanges d’information nécessaires à la planification et l’exécution des opérations par le prestataire logistique. Par cette première étude, il produira la définition fonctionnelle des interfaces informatiques à prévoir entre les systèmes informatiques de son entreprise et ceux du 3PL (WMS). 1.4) Construire le cahier des charges Le Responsable Logistique structurera les données collectées dans les phases précédentes en un cahier des charges de consultation. Il constituera également des bases de données de description de son activité. S’il dispose de suffisamment d’avance dans son projet et des données nécessaires à l’étude, il pourra profiter de cette consultation pour demander aux 3PLs un calcul de dimensionnement des surfaces et positionnement d’entrepôt. C’est, en outre, un bon moyen de s’assurer du professionnalisme des équipes méthodes des 3PLs. 1.5) Définir les 3PLs à inclure dans l’appel d’offre Tous les 3PLs ne sont pas égaux face aux spécificités de votre logistique. Chacun dispose de spécialités dans les métiers logistiques ou les secteurs d’activité de leurs clients. Pour constituer son panel de 3PLs, le Responsable Logistique devra : Étudier le secteur des 3PL et identifier au travers des informations publiques : la pérennité financière du 3PL les références clients et leurs secteurs d’activité (industrie / distribution, familles de produits, hétérogénéité de produits, spécialisation sur certains process…)
Organiser des réunions de présentation avec les commerciaux des 3PLs Visiter si possible des activités assurées par les 3PLs pour d’autres clients et connaître l’opinion de ceux-ci sur la qualité de la prestation (presse logistique, Internet, réseau professionnel…)
2) Lancer la consultation Au moment de communiquer le cahier des charges aux 3PLs, les éléments suivants seront précisés : le planning de consultation (short-list, décision finale, démarrage des opérations), les dates de réunions prévisionnelles avec le comité de projet les coordonnées de la personne chargée d’apporter des réponses aux questions des 3PLs durant l’étude du cahier des charges sur quelle année d’activité prévisionnelle sera basée la proposition de solution et le chiffrage des coûts
Il est nécessaire, pour s’assurer un gain de temps dans les phases suivantes, d’exiger le respect d’un format de réponse. Le contenu des réunions de présentation des offres sera : 3) Analyser les résultats de la consultation Pour pouvoir comparer de façon neutre les résultats de la consultation, le Responsable Logistique utilisera une matrice de comparaison des critères qualitatifs, de productivité, de coûts par unité d’œuvre et du budget global. 4) Constituer la short list – Choisir le 3PL Les 3PLs qui participeront à la short-list seront désignés sur 3 critères : Capacité à comprendre les problématiques et enjeux de l’entreprise et à proposer des solutions adaptées Qualité de la proposition Cohérence du tarif et du budget
Durant la phase consécutive à la constitution de la short-list, le Responsable Logistique étudiera le détail des propositions avec les 3PLs. C’est le moment de la négociation. Au final de cette phase, le Responsable Logistique aura intégré les méthodes d’élaboration des propositions de chaque 3PLs et les raisons de l’existence de différences entre les propositions économiques. Le choix du 3PL sera réalisé au cours d’un comité de projet, sur la base de l’analyse comparative et argumentée des offres. 5) Lancer la démarche d’externalisation Lancer l’externalisation signifie préparer le changement au travers de 2 sous projets : 5.1.) Projet avec le 3PL Organisation élaborer les diagrammes de process développer les interfaces entre systèmes informatiques définir les écrans de visualisation souhaités (consultation de stock, suivi des réceptions, visualisation des plannings de réception et d’expédition …) définir les process de back-up intégrer les bases de données tester informer les équipes et 3PLs non sélectionnés
KPI
L’élaboration du contrat pouvant nécessiter du temps, il est courant de signer une lettre d’intention. 5.2.) Projet interne Organisation Opération planifier le déménagement du stock, du matériel annuler les contrats des matériels et équipements rendus inutiles communiquer aux fournisseurs, autres 3PLs, clients …
6) Démarrer et suivre Après le démarrage, des réunions de contrôle mensuelles seront organisées avec le 3PL. Elles traiteront entre autre de : Et permettront de décider des changements à opérer sur : Bibliographie recommandée
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